Ramon
juni, 2021
De voors en tegens van Excel bij Workforce Management
In zijn dagelijkse praktijk ziet Workforce Management (WFM) professional Ramon Verhagen nog steeds houtje-touwtje Excel planningen bij klantorganisaties. Slim inzetten van technologie levert je als organisatie veel op. Zeker bij Workforce Management.
In de jaren 80 was Lotus 1-2-3 het helemaal, al snel opgevolgd door Windows met het gratis meegeleverde Excel. Ruim 30 jaar later is Microsoft Excel niet meer weg te denken in het WFM-vakgebied, of toch wel?
Een van de eerste applicaties die je bij aanvang van je werkdag opstart is Microsoft Excel. Als het gaat om Workforce Management zie ik (en mijn collega’s) dat het goeie ouwe Excel nog vaak wordt ingezet: van twee velden tot uitgebreide berekeningen, macro’s of VBA’s. Behoorlijk inventief en complex - maar doet het wat je nodig hebt of kan dat beter?
Misschien gebruik je zelf nog Excel of een vergelijkbaar programma? Je bent niet de enige: in de markt zijn er voorbeelden te over, zelfs bij middelgrote klantcontact organisaties. Zij maken bijvoorbeeld roosters, capaciteitsplannen en forecasts in Microsoft Excel.
Natuurlijk, het kan. Excel heeft als voordeel dat je bedrijfsspecifiek een model kunt opstellen en is zeer flexibel. Het grote nadeel is dat bij complexere modellen het risico ontstaat van fouten in berekeningen, formules, links etc. Heel vaak zie je ook dat het model door iemand wordt gemaakt en onderhouden en ligt er een uitdaging als die kennis wegvalt. Dat is een direct bedrijfsrisico.
Inmiddels is Excel ingehaald door slimme technologie die forecasters en planners het leven een stuk prettiger maakt. Geen spreadsheets meer, maar een overzichtelijk dashboard, zelflerende technologie en een zeer complexe situatie teruggebracht naar duidelijk inzicht en overzicht. Makkelijk te gebruiken en te raadplegen voor de vele ‘agents’ (of wie er maar ingepland wordt) via een App. Het is cliché, maar ik zeg het vaak: laat technologie voor je werken! Anders word je aan alle kanten ingehaald door de concurrentie en je gooit geld weg.
‘De crux? Laat technologie voor je werken. Het is de slimme integratie van de hele WFM-cirkel: forecasting, capaciteitsplanning, roostering en analyse.’
Als forecaster heb je uitgebreide mogelijkheden nodig om data toe te voegen en te bewerken. Je wilt een scala aan variabelen kunnen toevoegen en resultaten uit het verleden kunnen verbeteren.
Ook wil je vooruit kunnen kijken en rekening kunnen houden met ongewone situaties. Een marketingcampagne, een weersverandering, een pandemie versoepeling, een vakantieperiode, een andere werkmethodiek, een griepgolf of EK-wedstrijd. Je kunt het zo gek niet bedenken, maar het beïnvloedt de capaciteit die je nodig hebt.
‘Als forecaster moet je kunnen vertrouwen op de tooling en kunnen herleiden hoe je tot een uitkomst komt. Geen black-box!’
Zelflerende software geeft je handige ruggesteun en er zijn vele variabelen mogelijk, als je gebruik maakt van de huidige slimme technologie: WFM Software.
Ook degenen in je organisatie die verantwoordelijk zijn voor de capaciteitsplanning hebben alle ondersteuning nodig die er is. Zij kunnen gebruik maken van hetzelfde systeem, zodat de forecasters en analisten daar ook weer hun voordeel uit halen.
Een capaciteitsplan in Excel komt veel voor. Best gek, want bijna nog meer dan bij forecasting helpt een sterke WFM-tool je organisatie in rap tempo vooruit. Hoe? Het capaciteitsplan is in feite een plan dat opgebouwd is uit bouwblokken. Bouwblokken zoals voorspelde volumes, aht, shrinkage, uurtarief, personeel etc. Goede WFM tooling biedt je deze bouwblokken en maakt het mogelijk om hier onderlinge berekeningen op uit te voeren. De uiteindelijke berekening voor benodigde bruto/netto uren komen voort uit een complexe simulatie, iets waar Excel in tekort schiet.
Ook bij roostering is veel efficiency en gebruiksgemak te halen. Zeker als je organisatie de 50 in te roosteren medewerkers voorbijgaat en/of er multiskilled wordt gewerkt, loont het om roosters in WFM software te maken en te ontsluiten.
Waarom? Degene die de roosters maakt moet met veel variabelen rekening houden zoals medewerkers, beschikbaarheden, skills, aan- en afwezigheid, wet- en regelgeving etc. En moet uiteindelijk zorgen dat het rooster dekkend is en dat de organisatiedoelstellingen gehaald worden.
Als je met veel variabelen rekening moet houden dan is dat lastig en complex en tijdrovend om in Excel te doen. Daarnaast is het onderhoud aan een rooster ook arbeidsintensief. Je kunt een hoop tijd en frustratie besparen door het anders te doen. Kies voor de juiste WFM-tools die je flexibiliteit bieden en waarbij alle variabelen te configureren zijn, het is de investering dubbel en dwars waard.
Is het preken voor eigen parochie? Zeker! Maar waarom zou je de kennis van meer dan 70 ervaren WFM-professionals niet gebruiken? Die dagelijks te maken hebben met het voorspellen, plannen en inroosteren, in complexe omgevingen. Die weten wat ervoor nodig is en samen met onze eigen software bouwers precies dat hebben gebouwd wat veel organisaties tijd, gemak en kennis oplevert. Zij hebben voor jou de meest vernieuwende en continu up-to-date software gebouwd: de StrateX WFM Suite software.
Wil je weten hoe StrateX WFM Suite ook jouw organisatie verder kan brengen? Met Workforce Management oplossingen in mensen die je teams versterken, consultancy en software? We vertellen je graag meer.
Kijk hier voor over onze WFM Suite software of boek een demo.
Ramon Verhagen is Senior Workforce Management Professional bij StrateX. Hij heeft een ruime staat van dienst bij grote klantorganisaties en weet alles over plannen en capaciteitsmanagement. Hij werkte de afgelopen 15 jaar in Workforce Management functies en opdrachten bij verschillende verzekeraars en zorgaanbieders. Ramon is een vrolijke rasoptimist die altijd meer uit mensen en teams weet te halen en combineert dat graag met technologie die diezelfde mensen op een slimme manier vooruit helpt.
